Byråkrathataren som gilllar att utveckla blanketter…

Organisera och pussla ihop

…det går inte riktigt ihop, pusselbitarna borde inte passa, men jag gillar verkligen att utforma nya blanketter och lösningar för vårt papperslösa samhälle :)

Nu är det mer interaktiva blanketter och dokument som jag vurmar för. Självklart ska de ju alltid skrivas någonstans för att arkiveras och förvaras, ifall att servern, den egna datorn kraschar eller USBn, som jag verkligen har tagit till mitt hjärta, kränglar.  :)

Jag har under en stor del av mitt yrkesverksamma liv gillat att utforma blanketter. Det började nog när jag i början på 80-talet arbetade inom den kommunala verksamheten och började på en ny avdelning på Socialförvaltningen och fick se de blanketter som skulle vara mitt arbetsredskap. Då handlade det nog mer om det estetiska och hur de var ”klippta” i sina liggande A5 format. De var sneda och mer eller mindre halvt oläsliga på grund av att de var kopior av kopior av kopior osv.

Sedan dess har jag i alla anställningar jag haft, tagit fram nya och förenklade blanketter, många gånger har det bara handlat om små skönhetsingrepp. Jag har jobbat i ett otal program för att få fram det jag velat och det som varit viktigt för den blanketten eller dokumentet, Excel och Word har varit de huvudsakliga verktygen.

Nu har jag köpt in Adobes Acrobat 8 Professional, blanketternas Porsche, för att kunna göra det än mer utvecklande och jag har påbörjat ”tillverkningen” :)

Det finns ett ”litet” problem :) jag kan inte programmet till fullo och har nu letat efter en bra handbok som ska vara på svenska. Jag har programmet i engelsk version men vill gärna att handboken ska vara på svenska för att lättare och snabbare kunna hitta de lösningar jag behöver. Eftersom jag inte använder engelska dagligdags blir det mycket att slå upp i ordboken, :) mycket blir det. Jag vill kunna jobba effektivt med programmet och lära mig allteftersom nya lösningar behövs.

Därför efterlyser jag tips på bra handböcker jag har letat på nätet och även kollat hos Akademibokhandeln i Luleå men ”The Bible” hittade de bara på engelska. Vet du av någon bra handbok? Gå in under kommentarer och tipsa mig.

Jag har utformat och utvecklat ett hyreskontrakt enligt alla konstens regler för min sambo och de hyresfastigheter han förvaltar. Jag lade ner mycket tid för att få det att passa företaget och profilen som vi börjat arbeta med under året.

Tidsmässigt och ekonomiskt vinner de nu mycket. Det är idag bara att klicka på de olika alternativen, det enda som behöver skrivas in är hyresgästens namn och personnummer sedan är allt klart för utskrift och överlämnande för underskrift av hyresgästen.

De blanketter för hyreskontrakt som finns att köpa elektroniskt är oftast ganska ”plottriga” eftersom de ska passa alla hyresvärdar och därför finns mer alternativ och mycket kryssrutor vilket gör att blanketten inte är lika överskådlig och lättläst som den jag utformat :).

Ska man använda manuella blanketter gäller det att ha en snygg och lättläst handstil, för ett kontrakt bör vara och se professionellt ut. Skriver du minsta fel eller råkar kryssa i fel ruta måste en ny blankett användas och dessa dokument är inte billiga att inhandla, mellan 45 och 70 kronor/styck och du ska använda två till varje kontrakt.

Jag har i flera år arbetat och skrivit kontrakt både för hyreslägenheter, stall, större och mindre lokaler samt kontorslokaler där vi provat på flera olika alternativ både att skriva dem manuellt, interaktivt samt i egna dokument. Där saknades tiden, intresset och framförallt programvara att utveckla blanketten.

När jag nu ser hur mycket tid och pengar vi sparar på mitt formulär är jag mycket nöjd över resultatet. Självklart kommer det att utvecklas och förbättras under tiden jag: learning by doing.

Jag skrev tidigare om ”Ett nyckelberoende liv” där jag bland annat skulle skriva ner mina ”nycklar” med hederlig vanlig penna. Det blev inte så för jag kom på en datoriserad genial och superenkel idé för detta. :)

Nu kan jag alltid ha med mig mina ”nycklar” i ett USB minne i min planeringskalender. Självklart kommer jag att sätta ordentligt lås på dokumentet och den enda digitala nyckel jag behöver komma ihåg är den till formuläret och det har jag hittat en bra lösning på, tyvärr kan jag inte berätta den, för då faller ju allt. :)

Kolla in min enkla lösning nedan, på hela problemet. Det är sedan enkelt att gå in och fylla på och göra de ändringar som måste göras ibland, såsom till exempel e-postlösen på arbetet.

Inga tjusiga papper som måste bytas ut och ändras men ändå rent och snyggt :) utan mina handskrivna papper som jag aldrig hade stått ut med en längre tid.

Trots mängden data som kommer att fyllas på är inte dokumentet större än min planeringskalender om jag någon gång behöver skriva ut någon nyckel.

Små saker är små saker, men ordning i små saker är en stor sak.

Margareta G som har börjat planeringen inför 2008 med en första bra organisation för mig :)

Margaretas kom ihåg